Уведомления и личные сообщения
Автоматические уведомления сообщают о событиях документов. Личные сообщения позволяют обсудить вопрос с конкретным пользователем.
Событие, адресат и подтверждение доставки
Уведомления освобождают сотрудника от постоянной проверки документов: система сама сообщает о нужном событии или задержке. Шаблон описывает, когда и что отправлять, а привязка склада — кому это относится и кто получит сообщение.
Например, менеджеру нужно письмо, если приёмка долго не закрывается. Выберите соответствующий статус и задержку, затем назначьте склад и получателей. Сам текст письма без активной привязки не создаёт рабочий контроль.
Настройку выполняет администратор или ответственный с правами уведомлений. До включения согласуйте аудиторию и состав данных в письме. Для регулярных Excel-файлов используйте отчёты по расписанию.
Что делает шаблон
Шаблон определяет событие, канал, текст и условия отправки. Привязка склада определяет, для какого склада он действует и кто получает сообщение. Нужны обе части: активный шаблон без подходящей привязки не означает готовую рассылку.
- Статус документа
- Условия и задержка
- Активный шаблон
- Склад и получатели
- Отправка
- Проверка журнала
Создание и настройка шаблона
- Откройте
Настройки → Шаблоны уведомлений. - Создайте шаблон с понятным названием по событию, например уведомление о выбранном статусе приёмки.
- Выберите «Документ и статус». Условия должны соответствовать этому типу документа.
- Выберите канал из доступных вариантов и задайте задержку.
- Заполните тему, HTML и текстовую версию. Переменные берите из вкладки «Переменные» для соответствующего документа.
- При необходимости выберите печатный шаблон PDF того же модуля.
- Сохраните шаблон, затем настройте вкладку «Склады и получатели». Перед массовым использованием проверьте один разрешённый контрольный документ.
Поля и их смысл
| Задержка отправки, часов | 0 означает отправку при переходе в выбранный статус. Большее значение — уведомление, если документ остаётся в статусе указанное число часов; это удобно для контроля задержек. |
|---|---|
| Начинать с ID документа | Документы с меньшими ID исключаются. Полезно, чтобы новый сценарий не захватил старые документы. |
| Условия | Дополнительные признаки события. Сверяйте их после изменения типа документа или статуса. |
| Статус шаблона | Включает или выключает шаблон. Статус привязки склада проверяется отдельно. |
| PDF-вложение | Используется выбранный печатный шаблон. Отсутствие нужного шаблона проверьте по модулю документа и домену. |
| Переменные | Подставляют сведения документа. Названия копируйте из встроенного списка: выдуманная переменная не гарантирует полезный текст. |
Склады и получатели
- Нажмите «Добавить склад» и выберите доступный клиентский склад.
- Для email укажите адреса получателей через запятую; проверьте корректность каждого адреса.
- Для внутренних сообщений выберите режим: все пользователи склада, все пользователи домена или выбранные пользователи.
- При режиме выбранных пользователей заполните конкретный список.
- Проверьте статус привязки и сохраните.
- Убедитесь, что в таблице появилась именно нужная пара шаблон–склад и правильные получатели.
Выбор всех пользователей домена шире выбора сотрудников склада. Перед включением проверьте аудиторию и сведения, которые попадут в текст и PDF.
Почему уведомление не пришло
| Документ не подошёл | Проверьте тип, статус, условия, минимальный ID и продолжительность нахождения в статусе. |
|---|---|
| Шаблон выключен | Проверьте активность шаблона и отдельной складской привязки. |
| Нет получателя | Проверьте email или выбранный режим внутренних адресатов. |
| Задача ожидает | Проверьте журнал и состояние фоновой обработки. Ожидание не равно успешной доставке. |
| Нет вложения | Сверьте выбранный шаблон печати, модуль и сообщение об ошибке генерации. |
| Нет доступа к шаблону | Проверьте права раздела и домен. Личная переписка между доменами не расширяет доступ к шаблонам. |
Личные сообщения и обращения
В личной переписке можно выбрать конкретного пользователя, в том числе другого домена; самого отправителя нет в списке адресатов. Это отдельный сценарий от массовой рассылки и не отменяет её ограничения. Для поддержки указывайте документ, время, ожидаемый и фактический результат.
Вопрос по неисправности оформляйте через поддержку. Предложения о новых функциях согласуйте с ответственным за развитие системы. Настройки доступа описаны в администрировании.
Как проверить результат и продолжить
После контрольного события откройте журнал уведомлений, найдите запись и её итог доставки. Сверьте адресатов и вложение. Для обсуждения конкретного вопроса используйте личное сообщение, для неисправности — обращение в поддержку.
Если что-то пошло не так
| Ситуация | Что сделать |
|---|---|
| Письмо есть в очереди | Это подтверждает подготовку, но не доставку. Проверьте итог журнала и причину ожидания. |
| Приходит несколько одинаковых писем | Проверьте пересекающиеся активные шаблоны и складские привязки для одного события. |
| Переменная осталась текстом | Скопируйте её точное имя из вкладки переменных выбранного документа и проверьте шаблон ещё раз. |
Регулярные файлы для клиента
Для повторяющихся Excel-отчётов используйте Отчёты по расписанию. Там отдельно задаются склады, получатели, периодичность и часовой пояс; история позволяет проверить файл и доставку письма.